POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS E INFORMACIÓN, COVRAS S.A.S, LEY 1581 DE 2012, DECRETO 1074 DE 2015 Y DEMÁS NORMAS CONCORDANTES.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la «Política»), tiene como objetivo implementar las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015, y demás normas relacionadas, en lo que se refiere exclusivamente a las bases de datos, archivos e información que contenga datos personales susceptibles de tratamiento, y explica como COVRAS S.A.S. recolecta, almacena, usa, circula y trata información que usted nos provee a través de distintos medios, así como las finalidades para la cual dicha información personal es empleada.

 

CAPÍTULO I
DEFINICIONES

• AUTORIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: Es la Superintendencia de Industria y Comercio- Delegatura para la Protección de Datos
• AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información para llevar a cabo el Tratamiento de datos
• BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento
• DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• TITULAR DE LA INFORMACIÓN: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Por ejemplo: cliente, proveedor, empleado, etc.

• TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• TRANSFERENCIA: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del

 

CAPÍTULO II 

DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE – ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, PETICIONES Y RECLAMOS.

La Constructora COVRAS S.A.S., con NIT. 901.508.089-5, es una sociedad por acciones simplificada, legalmente constituida y existente bajo las leyes de la República de Colombia, constituida mediante documento privado de fecha del 02 de agosto de 2021, e inscrita ante el registro mercantil de la Cámara de Comercio de Barranquilla el día 04 de agosto de 2021, bajo el No. 407.359 del libro respectivo, con domicilio principal en el municipio de Barranquilla, en la calle 77b No. 59-61 Oficina 1203 (en adelante, el «Responsable del Tratamiento«). Para efectos de esta Política, el área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos es el Oficial de Cumplimiento y podrá ser contactada a través del correo electrónico comunicaciones@covras.com

 

CAPÍTULO III 

TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y FINALIDAD

El Responsable del Tratamiento, previa autorización de los titulares de la información (en caso que esta sea requerida), puede obtener información de personas naturales (empleados, clientes y proveedores, etc.), que podrán optar por brindarnos información personal en conexión con una relación contractual, comercial o de servicios con el Responsable del Tratamiento. Los tipos de datos personales que recolectamos son datos públicos, semi privados, privados, datos financieros, y no serán recolectados datos sensibles o de menores de edad que no sean públicos, a menos que éstos sean requeridos conforme con la normatividad vigente para cumplir con nuestras obligaciones legales y/o exista una autorización de sus padres o representantes legales, en caso que ésta sea requerida de conformidad con la naturaleza del dato personal.

Los datos personales proporcionados al Responsable del Tratamiento serán recolectados, almacenados, usados, analizados, circulados, actualizados y reportados para las siguientes finalidades, según se establezca en la respectiva autorización: (i) como elemento de análisis para establecer y mantener una relación laboral, contractual o comercial, cualquiera que sea su naturaleza, (ii) como elemento de análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas, (iii) como herramienta para el ofrecimiento de productos o servicios propios o de otras empresas del sector de la construcción, (iv) para efectos de monitoreo de seguridad y video vigilancia dentro de las instalaciones de sus oficinas principales, (vi) para el adelantamiento de cualquier trámite ante una autoridad pública o una persona o entidad privada, respecto del cual la información resulte pertinente, para que toda la información referida al comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios y datos de la misma naturaleza proveniente de terceros países sea consultada, suministrada, reportada, procesada o divulgada, (viii) para ser transferida a entidades legales, fiduciarias, notarias pública y empresas del sector de construcción y/o inmobiliarias, para efectos de cumplimiento de obligaciones legales, ofrecimiento de productos y/o servicios de financiación para el pago, realización de trámites notariales y ofrecimiento de productos y/o servicios, respectivamente; (ix) para el cumplimiento de cualquier otra obligación legal a cargo del Responsable del Tratamiento, incluyendo, pero no limitado a, obligaciones SARLAFT y retención documental y , (x) para que la información sea transmitida a terceros ubicados dentro o fuera de la República de Colombia, para cualquiera de los fines aquí

 

CAPÍTULO IV
DERECHOS DE LOS TITULARES

 

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente al Responsable del Tratamiento:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada;
3. Ser informado por el responsable del Tratamiento previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; y Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de

 

CAPÍTULO V

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS AL HABEAS DATA.

Los titulares de la información podrán ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, mediante el envío de una comunicación a la dirección y al área indicada en la presente Política de manera gratuita, al menos una vez cada mes calendario, y cuando se trate de reclamos siempre que haya un motivo para ello, mediante carta acompañada de copia del documento de identidad. Esta comunicación deberá contener como mínimo lo siguiente:

1. El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de
2. Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
4. En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer Si el reclamo resulta

incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

CAPÍTULO VI 

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

 

Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

 a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

CAPÍTULO VII

MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de correo electrónico enviado a las direcciones de contacto registradas en Constructores Unidos.

 

CAPÍTULO VIII
VIGENCIA DE LA POLÍTICA

Las presentes políticas rigen a partir del día 4 de febrero de 2022, fecha en la cual han sido aprobadas y publicadas en las oficinas de la sociedad.

La sociedad COVRAS S.A.S. conservará los datos personales mientras sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados, o mientras duren los encargos conferidos por el Responsable del Tratamiento, todo lo anterior de conformidad con lo dispuesto en las normas especiales que regulan la conservación de documentos y en los términos acordados con el Responsable del Tratamiento cuando corresponda.